Неподготовленный человек на вопрос о том, что такое архивохранилище, скорее всего, ответит, что это любое помещение для размещения архива. Отчасти это так, но на практике к таких помещениям предъявляется намного больше требований.

Каким должно быть надежное архивохранилище, чтобы все документы, помещенные в него, остались в идеальной сохранности?

Конфиденциальность

Бумаги многих компаний содержат в себе ценные сведения, которые не должны попасть в руки конкурентов, злоумышленников и посто случайных лиц. Поэтому очень важно, чтобы в хранилище соблюдалась строгая конфиденциальность. Обычно для этого применяют ряд мер:

• не допускается проникновение в помещение посторонних (от воров до промышленных шпионов);
• устанавливается система охранной сигнализации;
• используются специальные шифры, чтобы было невозможно без ключа понять, к какой именно компании относятся те или иные объекты;
• лица, которые могут воспользоваться документами, ограничиваются строгим списком.

Физическая защита

Конечно, приятно думать, что за вашими бумагами могут охотиться конкуренты, и нередко такое случается, но на практике большая часть документов исчезает не в руках грабителей, а в огне. Или же просто теряет форму от влажности, сырости, плесени или грызунов.

Поэтому важной задачей любого хранилища становится и гарантия физической безопасности содержимого.

1. Огонь — главный враг листов, поэтому очень важно предусмотреть максимально чуткую систему пожарной сигнализации, которая сработает даже на минимальные сигналы возгорания, а также качественную порошковую систему пожаротушения.
2. Микроклимат в современных архивах поддерживают специальные электронные системы. Для того, чтобы документы хранились как можно дольше, они должны находиться в условиях средней влажности и умеренных темпратур. Причем эти показатели должны быть постоянными!
3. Тоже самое относится и к свету: он должен быть приглушенным, а сами файлы желательно размещать в закрытых коробках, чтобы дополнительно защитить их от выгорания.
4. Что касается плесени, жучков и грызунов, здесь тоже очень важно вовремя проводить обработку, а также применять превентивные меры. Например, полностью исключено использование деревянной мебели, так как она способствует распространению насекомых, которые потом могут повредить бумагу. Полки и стеллажи должны быть только металлическими.
5. Нельзя размещать архив в сырых, подвальных и полуподвальных помещениях, иначе нашествия грызунов и образования плесени избежать не удастся. В идеале нужно выбирать сухое, теплое, новое здание, которое создавалось специально для размещения архива.